Reviderte vedtekter for Tromsdalen bydelsråd
Vedtatt på årsmøtet 27. mars 2025

§ 1 Generelt
Tromsdalen bydelsråd er et frittstående og partipolitisk uavhengig råd. Bydelsrådet representerer befolkningen innenfor rådets geografiske grenser. Rådet er opprettet i henhold til kommunalt vedtak 20.4.1999.

§ 2 Bydelsrådets geografiske grense
Tromsdalen bydelsråds geografiske område strekker seg fra Thyholdtelva/Uranusveien i nord og til Sollielva i sør.

§ 3 Bydelsrådets formål
Tromsdalen bydelsråd skal arbeide for utvikling, gode oppvekstsvilkår og identitet i Tromsdalen. Bydelsrådet skal fremme samarbeid, og representerer innbyggerne i dialog med kommunen og andre aktører.

Tromsdalen bydelsråd skal være høringsinstans i plan-, regulerings- og utviklingsprosesser i saker som angår bydelen. Bydelsrådet skal særlig arbeide for å få innsyn og medvirkning i kommunens og andre offentlige og private aktørers planlegging og regulering hva angår:

• Fremtidig bydelsutvikling
• Den trafikale situasjonen i bydelen, inkludert myke trafikanter, kollektiv- og næringstransport og privatbilisme
• Arealplanlegging, herunder friluftsområder, allmenn tilgang til strandsoner og grøntarealer
• Muligheter for lek og fritidsaktiviteter
• Offentlige tjenester

Tromsdalen bydelsråd skal til enhver tid arbeide jamfør gjeldende vedtekter og handlingsplan vedtatt av årsmøtet.

§ 4 Organisasjon
Tromsdalen bydelsråd består av årsmøtet og styret.
Styret leder driften av bydelsrådet mellom årsmøtene.

Årsmøtet
• Årsmøtet er Tromsdalen bydelsråds høyeste myndighet.
• Årsmøtet avholdes hvert år innen utgangen av mars.
• Varsel om årsmøtet kunngjøres minst fem uker før aktuell dato i lokalavisen og på nett.
• Saker som ønskes behandlet på årsmøtet skal meldes inn skriftlig til styret minst tre uker før møtedato, til epostadresse itromsdalen@gmail.com.
• Innkalling til årsmøte skal kunngjøres minst en uke før møtedato, og skal inneholde årsregnskap (følger kalenderåret), årsberetning (fra årsmøte til årsmøte), saker til behandling fremmet av styret og valgkomiteen og eventuelt innkomne saker.
• Alle privatpersoner med registrert bostedsadresse innen bydelsrådets område har forslags-, tale- og stemmerett på årsmøtet.
• Alle lag, organisasjoner og næringsvirksomhet som har sin virksomhet innenfor bydelsrådets område har talerett på årsmøtet.
• Sakene blir avgjort med stemmeflertall.
• Ved stemmelikhet er forslaget forkastet.
• Det skal føres møteprotokoll fra årsmøtet. Protokollen er tilgjengelig senest sju dager etter årsmøtet.

Årsmøtets oppgaver
Årsmøtet skal behandle følgende saker:

• Valg av møteleder og protokollfører
• Godkjenning av stemmeberettigede
• Valg av to representanter til å underskrive årsmøteprotokollen
• Godkjenne innkallingen
• Behandle og gjøre vedtak i de saker som er ført opp på dagsorden
• Godkjenne årsregnskap
• Godkjenne årsberetning
• Vedta handlingsplan for kommende periode
• Velge representanter til styret
• Velge representanter til valgkomite

Valg av styre
Valg av bydelsrådsleder, styremedlemmer og varamedlemmer skjer etter innstilling fra valgkomiteen. Det er bare personer med registrert bostedsadresse innenfor bydelsrådets geografiske grenser som er valgbare.

Lag, foreninger, organisasjoner, næringsdrivende og enkeltpersoner har lik adgang til å foreslå representanter til bydelsrådets styre.
Styret bør settes sammen slik at det er mangfoldig representert, og følgelig kan ivareta bydelens interesser og behov.

Bydelsrådets leder, øvrige styremedlemmer og varamedlemmer velges for to år av gangen. Gjenvalg er mulig. Så langt det lar seg gjøre skal ikke hele styret være på valg samme år. Den vara som sitter i sitt andre år i perioden, regnes som første vara. Den vara som sitter i sitt første år i perioden, regnes som andre vara.

Valgkomitéen
Valgkomitéen skal bestå av minst to personer med bostedsadresse innenfor bydelsrådets geografiske grenser.

Medlemmer av valgkomitéen skal ikke være på valg til styret i samme periode som de er i valgkomitéen.

Valgkomitéen har ansvar for å fremme innstilling på kandidater til de verv som skal velges på årsmøtet, med unntak av valgkomité.

Valgkomitéen velges for en periode på to år.

Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte skal avholdes dersom minst 2/3 av det sittende styret, eller dersom minst 50 % av antall stemmeberettigede på siste årsmøte krever det.

Bydelsrådets styre
Styret sørger for den daglige driften av bydelsrådet mellom to årsmøter. Styret skal blant annet:

• Arbeide med oppgaver gitt av årsmøtet (handlingsplan)
• Ivareta andre saker innenfor bydelsrådets grense
• Sørge for forsvarlig økonomisk forvaltning av bydelsrådets økonomi

Styret består av en leder, seks styremedlemmer og to varamedlemmer. Styret, utenom leder, konstituerer seg selv og velger nødvendige funksjoner, herunder nestleder, sekretær og kasserer.

Styret avholder jevnlige møter for å planlegge og koordinere bydelsrådets arbeid. Styremøtene ledes av leder eller nestleder. Alle medlemmer skal innkalles til styremøtene, men kun styrets faste medlemmer har stemmerett. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Dersom et fast styremedlem ikke er til stede, får møtende varamedlem stemmerett.

Styreleder er møteleder. Ved forfall tar nestleder over. Styreleder har ansvar for å sette opp saksliste og innkalle til møte. Innkalling til møte med saksliste skal skje i god tid og senest en uke før møtet. Det skal føres referater fra styremøtene.

Styret er beslutningsdyktig når minst fire stemmeberettigede medlemmer, deriblant leder eller nestleder, er til stede.

Styret kan oppnevne arbeidsgrupper som arbeider i forhold til bestemte saker. Arbeidsgruppene kan bestå av personer uten tilknytning til bydelsrådets styre. Arbeidsgruppenes funksjonstid kan ikke overskride neste årsmøte.

§ 5 Vedtektsendringer
Endring av vedtektene kan bare foretas av årsmøtet. Endringsforslag med styrets innstilling skal offentliggjøres, sammen med øvrige saker, senest en uke før årsmøtet.

§ 6 Oppløsning
Forslag til oppløsning av Tromsdalen bydelsråd må legges frem som egen sak på et årsmøte for å kunne realitetsbehandles på neste ordinære årsmøte.
For gyldig vedtak kreves minst 2/3 flertall av de fremmøtte.
Ved oppløsning overføres bydelsrådets kapital til et utviklingsfond for bydelen. Styret utarbeider egne vedtekter for dette.